Diagram DFD

TUGAS 4
DAFTAR KEGIATAN BISNIS DARI OBJEK PA

Secara umum kegiatan-kegiatan bisnis yang terjadi pada Toko Indah Pratama terbagi menjadi tiga bagian, yaitu (1) transaksi penjualan barang, (2) transaksi penjualan jasa, dan (3) transaksi pembelian barang. Proses transaksi penjualan barang yang terjadi pada Toko Indah Pratama antara lain adalah sebagai berikut :
1. Customer datang ke toko.
2. Karyawan bertanya kepada customer apa yang dibutuhkan oleh customer tersebut.
3. Customer melihat barang yang akan dibeli, sambil menanyakan tentang fitur-fitur barang dan harganya sekaligus jika tertarik Customer melakukan penawaran terhadap harga barang tersebut.
4. Karyawan mengecek berapa harga yang bisa diberikan setelah dilakukan pemotongan terhadap harga barang tersebut.
5. Jika antara Customer dan pihak toko sudah sepakat dengan harga barang tersebut, maka Customer langsung akan membayar tunai atas barang yang telah ditawarkan tadi.
6. Jika ada kembalian maka Karyawan menyerahkan uang kembaliannya kepada Customer
7. Karyawan mencatat penjualan barang pada sebuah buku kecil atas penjualan yang terjadi. Untuk barang elektronik.

Adapun Transaksi yang kedua adalah transaksi penjualan jasa. Berikut proses transaksi penjualan jasa pada Toko Indah Pratama :
1. Customer datang ke toko
2. Karyawan bertanya kepada Customer apa yang dibutuhkan oleh Customer
3. Customer memberikan keluhan sambil memperlihatkan barang elektronik yang dia bawa untuk diperbaiki.
4. Kalau kerusakannya tergolong berat, maka Karyawan memberikan informasi bahwa barang akan selesai beberapa kemudian dan meminta nomor HP Customer tersebut, jika sudah selesai diperbaiki Karyawan tersebut akan menelpon Customer tersebut untuk mengambil barang elektroniknya. Tetapi kalau kerusakannya tergolong kerusakan ringan, maka Customer dimohon menunggu sebentar dan barang elektroniknya diserahkan kepada teknisi untuk segera diperbaiki.
5. Setelah barang elektroniknya diperbaiki, kemudian akan diserahkan lagi kepada Customer dan Customer memberikan uang atas jasa perbaikan tadi, tentunya sesuai dengan kerusakan barang elektronik tersebut.
6. Jika ada kembalian maka Karyawan akan menyerahkan uang kembalian atas jasa perbaikan tadi.
Untuk jasa perbaikan, biasanya toko memberikan garansi selama satu minggu sampai dengan satu bulan. Umumnya transaksi atas jasa perbaikan tidak pernah dicatat dalam buku penjualan maupun buku penerimaan kas.

Kemudian Proses transaksi yang ketiga adalah proses transaksi pembelian barang ataupun penyediaan barang di toko. Berikut ini adalah proses transaksinya:
1. Karyawan mengecek persediaan yang ada, lalu mencatat jenis dan jumlahnya dalam daftar persediaan barang untuk diperlihatkan kepada Manager toko agar bisa mengambil keputusan untuk melakukan pemesanan barang kepada Supplier.
2. Setelah melihat daftar persediaan barang, Manager Toko langsung melakukan pemesanan terhadap barang-barang apa saja yang diperlukan.
3. Apabila ada harga barang yang naik, Manager Toko melakukan penawaran dengan Supplier, dan setelah ada kesepakatan baru dilakukan pemesanan.
4. Supplier mengirimkan barang yang telah dipesan.
5. Jika barangnya sudah sampai, Manager toko beserta Karyawan mengecek barang-barang pesanan tersebut dan mencatatnya sebuah buku pembelian.
6. Apabila ada barang-barang yang rusak, manager langsung mengirimkan kembali barang tersebut kepada Supplier untuk diganti dengan barang yang lain.



Proses bisnis yang terjadi di Toko Elektronik Indah Pratama selama ini dapat digambarkan dalam DFD seperti terlihat berikut ini :
a. Diagram DFD Konteks Sistem yang sedang berjalan







b. Diagram Level 0

Analisis Kebutuhan Sistem

Tugas 3.2
ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM

1. Analisa Kebutuhan Sistem

Dalam perancangan sistem aplikasi pembelian ini, informasi yang sangat diperlukan adalah seberapa jauh pihak perusahaan menginginkan output yang dihasilkan dari aplikasi tersebut. Dalam hal ini output yang diperlukan oleh perusahaan diantarannya laporan pembelian perhari maupun perbulan, dan laporan stok barang pada perusahaan tersebut. Untuk itu informasi dibutuhkan dalam perancangan sistem ini adalah bagaimana seorang karyawan menginput barang dalam toko dan bagaimana proses transaksi pembelian dilakukan. Informasi ini tentunya berhubungan dengan jumlah persediaan yang ada pada toko tersebut.
Adapun analisis kebutuhan sistem, terdiri dari :
a. Analisa Kebutuhan
 Gambaran umum Toko Indah Pratama
 Struktur Organisasi
 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab
b. Prosedur Pembelian Toko Indah Pratama
 Diagram Prosedur Pembelian di Toko Indah Pratama
c. Diagram Aliran Data
 Hubungan Sistem Informasi
 Identifikasi Masalah
 Alternatif Pemecahan Masalah
d. Perancangan Sistem yang diusulkan
 Gambaran Sistem yang diusulkan
 Perancangan Database dan Struktur Data
Agar aplikasi dapat berjalan dengan lancar, maka ada beberapa hal yang pelu dilakukan dalam penanganan transaksi pada Toko Indah Pratama yaitu:
a. Untuk dapat mempermudah penginputan data barang, maka setiap melakukan pembelian barang, hendaknya diminta faktur dari penjualnya.
b. Untuk melihat jumlah barang yang tersedia, hendaknya dilakukan pencetakan terhadap data jumlah barang yang tersedia setiap seminggu sekali. Hal ini dilakukan guna memudahkan untuk penyediaan barang di toko.
c. Untuk mengetahui jumlah Pembelian perbulan, maupun perhari, hendaknya dilakukan pencetakan terhadap laporan Pembelian. Hal ini dilakukan agar manager dapat melihat seberapa besar Pembelian telah dilakukan.
Dari uraian diatas dapat simpulkan ada beberapa hal yang menjadi kebutuhan dalam sistem yang diusulkan:
1. Kebutuhan : Pencetakan laporan data barang
Masalah : Sulitnya mengetahui jumlah barang yang ada
Usulan : Disediakannya informasi jumlah barang yang ada
2. Kebutuhan : Pencetakan laporan Pembelian
Masalah : Tidak adanya laporan Pembelian per periode
Usulan : Setiap sebulan sekali hendaknya dilakukan pencetakan terhadap laporan Pembelian.

2. Metode Pendekatan Pengumpulan Kebutuhan Penelitian
Adapun Metode yang peneliti pilih untuk membantu mengumpulkan kebutuhan sistem tersebut adalah :
a. Wawancara atau Interview
“Wawancara atau interview adalah suatu cara mengumpulkan data dengan mengajukan pertanyaan langsung kepada seorang informan atau autoritas (seorang ahli atau yang berwenang dalam suatu masalah)” (Gorys Keraf, 2001: 161). Metode ini digunakan penulis untuk mengumpulkan data mengenai gambaran umum objek penelitian dan hal-hal yang berhubungan dengan pokok bahasan penulis. Adapun bentuk dari pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh peneliti antara lain :
 Bagaimanakah prosedur pembelian yang diterapkan oleh toko Indah Pratama?
 Peneliti menanyakan berbagai hal tentang sistem pembelian serta hal-hal lain yang berhubungan dengan pembelian toko Indah Pratama.
 Apakah setiap terjadi transaksi pembelian dibuatkan jurnal pembeliannya atau tidak?
 Apakah toko Indah Pratama telah menggunakan aplikasi komputer atau masih menggunakan sistem manual dalam melakukan pencatatan transaksi pembelian? Alasannya?
 Dasar apa yang digunakan oleh toko Indah Pratama dalam mencatat transaksi pembelian? Apakah ada bukti yang digunakan?
 Kalau setiap terjadi transaksi pembelian, Siapakah yang bertugas mencatat transaksi pembelian tersebut?
 Kapan transaksi pembelian dicatat ke dalam jurnal? (pada saat terjadi transaksi atau harian atau mingguan, atau bulanan atau bahkan tahunan)
 Siapa sajakah yang terlibat ke dalam transaksi pembelian tersebut?
 Apakah toko Indah Pratama mempunyai bagian tertentu untuk membuat laporan pembelian? Kapan dan seperti apa laporan yang harus dibuat?
 Bagaimana Prosedur pelaporan transaksi pembelian ?

b. Observasi
“Observasi adalah pengamatan langsung kepada suatu obyek yang akan diteliti.” (Gorys Keraf, 2001:162).Observasi dilakukan peneliti yaitu dengan melakukan pengamatan terhadap bagian akuntansi yang menangani kegiatan pembukuan pada Toko Elektronik Indah Pratama Sawangan Depok.



c. Studi Pustaka
“Studi Pustaka adalah pengumpulan data dengan cara membaca buku dengan memperoleh kesimpulan-kesimpulan tersebut sebagai metode tersendiri untuk merumuskan suatu pendapat baru yang berikutnya lebih menekankan pengutipan-pengutipan untuk memperkuat uraian” (Gorys Keraf, 2001: 301). Dalam hal ini, penulis mengumpulkan data dengan menggunakan sumber-sumber bacaan yang diperoleh dari perpustakaan dan tempat lainnya.

Resume Bab 4

BAB 4 ANALISIS KEBUTUHAN (REQUIREMENT ANALYSIS)

1. PENDAHULUAN

Tahap requirement analysis adalah tahap interaksi intensif antara analis sistem dengan komunitas pemakai sistem (end-user), dimana team pengembangan sistem menunjukkan keahliannya untuk mendapatkan tanggapan dan kepercayaan pemakai, sehingga mendapat partisipasi yang baik.

Merupakan pekerjaan sulit untuk mendapatkan kesepakatan (skeptical) pemakai tentang kebutuhan mereka dari sebuah sistem informasi, karena mungkin pemakai mengalami kegagalan sistem informasi sebelumnya.

2. KEINGINAN PEMAKAI

Tahap awal dalam requirement system adalah melakukan survey terhadap keinginan pemakai dan menjelaskan sistem informasi yang ideal.

Ideal disini merupakan konsep daripada kenyataan, artinya bahwa tidak ada sistem yang ideal (tidak ada sistem informasi yang sempurna) tetapi bersifat subyektif saja. Kalau hal ini tidak dijelaskan secara mendalam dapat menimbulkan perbedaan pandangan atau akan mengecewakan end-user.

3. METODE ANALISIS KEBUTUHAN

Perlu pemilihan metode pengumpulan data yang tepat selama melakukan requirement system. Metode tersebut adalah interviews, questionnaires, observation, procedure analysis, dan document survey.

Setiap metode akan dijelaskan secara mendalam sebagai berikut:

Tanya jawab (Interviews)

a. Bagaimana metode itu digunakan.

- Pemilihan potential interviewees.

- Membuat perjanjian terhadap potential interview

- Menyiapkan struktur pertanyaan yang lengkap dan jelas.

- Memilih person yang di interview secara pribadi dan merekamnya.

b. Target dari metode.

- Kunci pribadi dalam proses DFD.

- Kadangkala melibatkan orang luar, seperti pelanggan atau vendors.

c. Keuntungan metode.

- Pewawancara dapat mengukur respon melalui pertanyaan dan menyesuaikannya sesuai situasi yang terjadi.

- Baik untuk permasalahan yang tidak terstruktur, seperti mengapa anda berpikir hal ini dapat terjadi ?.

- Menunjukkan kesan interviewer secara pribadi.

- Memunculkan respons yang tinggi sejak penyusunan pertemuan.

d. Kerugian metode.

- Membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit.

- Membutuhkan pelatihan dan pengalaman khusus dari pewawancara.

- Sulit membandingkan laporan wawancara karena subyektivitas alamiah.

e. Kapan metode tersebut baik digunakan.

- Mendapatkan penjelasan atau pandangan dari personel kunci.

- Test kredibilitas dari interviewees.

- Mencari interview yang unsureness atau contradictions.

- Memantapkan kredibilitas team.

Beberapa faktor penting dalam interview yang baik, yaitu objektives, audience, format, weighting dan combining responses, and docummentation.

Kuesioner (Questionnaires)

a. Bagaimana metode itu digunakan.

- Mendisain dengan menggunakan standar kuesioner.

- Kuesioner dikirimkan ke lingkungan kerja end-users.

- Struktur respon diringkas dalam statistik distribusi.

b. Target dari metode

- Semua end-user dengan wawasannya akan dilibatkan dalam proses solusi pemecahan sistem.

- End-user dihubungkan dengan proses pemakaian simbol-simbol dalam DFD.

c. Keuntungan metode.

- Murah dan cepat dari pada interviews.

- Tidak membutuhkan investigator yang terlatih (hanya satu ahli yang dibutuhkan untuk mendesain kuesioner untuk end-user yang terpilih.

- Mudah untuk mensintesis hasil sejak pembuatan kuesioner.

- Dengan mudah dapat meminimalkan biaya untuk semua end-user.

d. Kerugian metode.

- Tidak dapat membuat pertanyaan yang spesifik bagi end-user.

- Analis melibatkan kesan sehingga tidak dapat menampakkan pribadi end-user.

- Tanggapan yang rendah karena tidak adanya dorongan yang kuat untuk mengembalikan kuesioner.

- Tidak dapat menyesuaikan pertanyaan ke end-user secara spesifik.

e. Kapan metode tersebut baik digunakan.

- Pertanyaannya sederhana, dan tidak memiliki arti mendua.

- Membutuhkan wawasan yang luas dari end-user.

- Bila memiliki sedikit waktu dan biaya.

Observasi (Observation)

a. Bagaimana metode itu digunakan.

- Secara pribadi seorang analis mengunjungi lokasi pengamatan.

- Analis merekam kejadian dalam lokasi pengamatan, termasuk volumen dan pengolahan lembar kerja.

b. Target dari metode.

- Lokasi proses secara geografis ditunjukkan dalam DFD (Data Flow Diagram)

c. Keuntungan metode.

- Mendapatkan fakta records daripada pendapat (opinion).

- Tidak membutuhkan konstruksi pertanyaan.

- Tidak menganggu atau menyembunyikan sesuatu (end-users tidak mengetahui bahwa mereka sedang diamati).

- Analis tidak bergantung pada penjelasan lisan dari end-users.

d. Kerugian metode

- Jika terlihat, analis mungkin mengubah operasi (end-user merasa diamati).

- Dalam jangka panjang, fakta yang diperoleh dalam satu observasi mungkin tidak tepat (representative) dalam kondisi harian atau mingguan.

- Membutuhkan pengalaman dan kehlian khusus dari analis.

e. Kapan metode tersebut baik digunakan.

- Membutuhkan gambaran kuantitatif seperti waktu, volume dan sebagainya.

- Kecurigaan bahwa end-user mengatakan suatu kejadian yang sebenarnya tidak terjadi (dibuat-buat).

4. PROSEDUR ANALISIS (PROCEDURE ANALYSIS)

a. Bagaimana metode itu digunakan.

- Dengan prosedur operasi dapat mempelajari dan mengidentifikasikan aliran dokumen kunci melalui sistem informasi, yaitu dengan data flow diagram (DFD).

- Setiap aliran dokumen kunci menjelaskan prosedur operasi sistem.

- Melalui observasi, analis mempelajari kenyataan daripada mendeskripsikan volume distribusi (tinggi, rendah, sedang) dan apa yang selanjutnya dikerjakan terhadap salinan dari dokumen aslinya.

b. Target dari metode.

- Dokumen utama dalam DFD (Data Flow Diagram)

- Proses dalam DFD.

c. Keuntungan metode.

- Evaluasi prosedur dapat dikerjakan dengan campur tangan (interferences) yang minimal dan tidak mempengaruhi operasi pemakai.

- Prosedur aliran dapat dapat menjadi sebuah struktur checklist untuk melakukan observasi.

d. Kerugian metode.

- Prosedure mungkin tidak lengkap dan tidak -up to date lagi.

- Mempelajari bagan aliran dokumen membutuhkan waktu dan keahlian analis.

e. Kapan metode tersebut baik digunakan.

- Memutuskan apakah masalah kegagalan sistem dapat membantu perancangan yang baik.

- Tim analis tidak secara total familiar dengan aliran dokumen.

- Mendeskripsikan aliran dokumen yang menganggu kerjanya fungsi.

5. PENGAMATAN DOKUMEN (DOCUMENT SURVEY)

a. Bagaimana metode itu digunakan

- Mengidentifikasikan dokumen utama dan laporan (physical data flow diagram).

- Mengumpulkan salinan dokumen aktual dan laporan.

- Setiap dokumen atau laporan, digunakan untuk record data, meliputi field (ukuran dan tipe), frekuensi penggunaan dan struktur kodingnya (coding structure).

b. Target dari metode.

- Aliran data kunci ditunjukkan dalam data flow diagram (DFD).

c. Keuntungan metode.

- Meminimalkan interupsi dari fungsi operasionalnya.

- Permulaan elemen kamus data.

- Seringkali, dapat mempertimbangkan modifikasi major procedural.

d. Kerugian metode

- Membutuhkan waktu yang cukup (terdapat organisasi bisnis yang mengalami kebanjiran dokumen dan laporan).

e. Kapan metode tersebut baik digunakan.

- Harus dikerjakan jika sebuah sistem akan didesain (selama kegiatan analisis, dalam memperjelas desain sistem yang baru dan analisis dokumen dapat membantu untuk menentukan tugas perancangan selanjutnya).

6. SAMPLING

Sampling dapat membantu mengurangi waktu dan biaya. Perlu kecermatan untuk memilih sample dari populasi, sehingga membutuhkan keahlian statistik supaya tidak mengalami kegagalan atau ancaman.

Kendala sumber Daya

a. Waktu

Sebuah pengantian sistem harus diutarakan dalam kerangka kerja sejak sistem mengalami penurunan fungsi dengan cepat. Kendala waktu ini dapat mempengaruhi analis untuk mempertimbangkan inovasi teknologi yang tidak mungkin dioperasikan dalam waktu yang singkat.

b. Uang

Sistem informasi yang ideal akan membutuhkan biaya yang mahal, sehingga membutuhkan pendanaan yang cukup.

c. Keahlian

Staff sistem informasi mungkin tidak memiliki pengetahuan atau pengalaman yang cukup seperti masalah telekomunikasi, integrasi database, dan interactive setting. Perusahaan dapat mengkontrak konsultan untuk menambah kemampuan mendesain.

d. Teknologi

Kebutuhan teknologi mungkin akan menjadi masalah utama dalam mendukung kerja sistem, sehingga perlu memperhatikan perkembangan teknologi terus-menerus, yang konsekuensinya terjadi pengeluaran biaya yang besar dan jangan sampai teknologi yang dipakai ketinggalan dari para pesaingnya.

e. Faktor ekternal

Banyak kendala yang datang dari luar setting design, seperti pencegahan menggunakan teknologi eksotik (exotic of technologies), mencegah memelihara data lokal dalam sebuah sistem database pusat, dan sebagainya.

7. DOKUMEN ANALISIS KEBUTUHAN

a. Arahan (conduct) analisis

- Hubungan dengan pemakai akhir

- Menganalisa records, forms dan laporan

- Pengamatan proses.

b. Kebutuhan pemakai.

- Apa yang menjadi kebutuhan sebenarnya.

- Pengaruh sistem baru.

c. Kendala sistem.

- Menjelaskan kendala waktu, biaya, keahlian, teknologi dan faktor ekternal.

- Realistik sistem.

d. Dokumentasi.

- Intrumen pengumpulan data (kebutuhan kuesioner, interview).

- Aliran data secara logikal dan phisik.

- Element awal dalam kamus data.