Mengelola Kartu Persediaan Supplies

Pendahuluan

Pada dasarnya barang supplies dalam neraca termasuk bagian dari Aktiva Lancar. Barang supplies disebut juga dengan istilah perlengkapan, yaitu barang-barng yang melengkapi kebutuhan dalam kegiatan perusahaan yang sifatnya habis dipakai dalam kegiatan perusahaan.

Pengertian barang supplies.

Barang supplies adalah barang-barang yang digunakan untuk melengkapai kebutuhan dalam kegiatan perusahaan yang sifatnya habis dipakai dan nilainya relatif kecil.

Nama dan Jenis barang supplies

Nama barang supplies disesuaikan dengan kegiatan masing-masing perusahaan, misalnya :

1. Supplies/ perlengkapan kantor

2. Supplies/ perlengkapan toko

3. Supplies/ perlengkapan salon

4. Supplies/ perlengkapan bengkel

Jenis barang supplies

Barang supplies ada 2 macam yaitu sebagai berikut :

1. Barang supplies yang habis dipakai, yaitu barang-barang yang hanya dapat digunakan dalam satu kali pakai dalam kegiatan perrusahaan. Hal ini berarti selalu habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya.

Misalnya:

Perlengkapan kantor : Kertas, karet penghapus, tinta,alat tullis, map,

amplop, karbon dll

Perlengkapan toko : Kertas pembungkus, plastik, buku nota, tali

rafia, dll

Perlengkapan salon : Kosmetik, shampoo, cream dll

Perlengkapan bengkel : Oli, bensin, paslin, amplas, dll

2. Barang supplies tidak habis pakai, yaitu barang-barang yang dapat digunakan berulang-ulang dan tahan lama dalam pemakaiannya.

Misalnnya:

Perlengkapan kantor : Gunting, steples, pelubang kertas (perforator),

cap tanggalan, bantalan cap, bak-bak surat,

dll

Perlengkapan toko : Timbangan, meteran, gunting, kalkulator, dll

Perlengkapan salon : Sisir, sabun, handuk, rak kosmetik, dll

Perlengkapan bengkel : Kunci pas, obeng, perlengkapan bengkel

lainnya (spare part)

Spesifikasi Barang Supplies

Berdasarkan pengertian barang supplies/perlengkapan mempunyai spesifikasi antara lain:

1. Melengkapi kebutuhan dalam kegiatan perusahaan

2. Sifatnya habis dipakai/dipakai berulang-ulang dalam kegiatan perusahaan

3. mempermudah dan memperlancar proses pelaksanaan kegiatan perusahaan

4. Sebagai aset termasuk kelompok aktiva lancar

5. Nilainya relatif kecil.

Prosedur penerimaan barang supplies

Apabila suatu kantor membutuhkan barang untuk keperluan kantor, maka perlu dibuatkan daftar kebutuhan barang secara terperinci oleh pejabat/pegawai yang berwenag untuk hal itu. Setelah barang yang dipesan diterima dan dicatat dalam buku penerimaan barang, dibuatkan berita acaranya oleh pejabat/pegawai yang bertanggungjawab atas penerimaan barang.

Barang supplies/perlengkapan yang diperoleh dengan cara pembelian baik secara kredit maupun tunai akan berakibat persediaan barang supplies yang bersangkutan bertambah. Pembelian barang supplies akan dicatat pada akun “perlengkapan” di debit dan akun “kas/hutang” dicatat sebelah kredit.

Contoh:

Dibeli perlengkapan kantor secara tunai Rp 1.000.000,00. Transaksi tersebut akan dicatat dalam jurnal:

Perlengkapan Rp 1.000.000,00

Kas Rp 1.000.000,00

Bukti Penerimaan Barang Supplies

Barang supplies yang diterima, baik dari bagian gudang/logistik, maupun barang supplies yang diterima dari pembelian tunai/kredit. Dicatat berita acaranya oleh pejabat/pegawai yang berwenang.

PT TAKADA Jl. Ciputat Raya 102 Jakarta Selatan BUKTI PENERIMAAN BARANG No. Bukti : M 01/TKD/05
No Urut	Tgl Terima	Nama & Alamat Pengirim	Tanda Bukti Pengiriman		Uraian Barang (nama, merk)	Banyak nya	Harga		Ket
			Tgl	No			Satuan	Jumlah
1	2/9/05	UD Abadi Depok	31/8/05	01/AB/05	Kertas HVS Streples 3M	20 rim 5 bh	30.000 10.000	600.000 50.000

PT TAKADA Jl. Ciputat Raya 102 Jakarta Selatan BUKTI PENERIMAAN BARANG No. Bukti : M 02/TKD/05
No Urut	Tgl Terima	Nama & Alamat Pengirim	Tanda Bukti Pengiriman		Uraian Barang (nama, merk)	Banyak nya	Harga		Ket
			Tgl	No			Satuan	Jumlah
1	10/9/05	UD Laris Ciputat	8/9/05	08/LR/05	Kertas HVS	10 rim	28.000	280.000

Laporan penerimaan barang

Berdasarkan bukti-bukti penerimaan barang, dicatat kedalam buku penerimaan barang diurut berdasarkan tanggal bukti penerimaan barang

PT TAKADA Jl. Ciputat Raya 102 Jakarta selatan BUKU PENRIMAAN BARANG
No Urut	Tgl Terima	No Bukti Penerimaan barang	Nama & Alamat Pengirim	Tanda Bukti Pengiriman		Uraian Barang (nama, merk)	Banyak nya	Harga
				Tgl	No			Satuan	Jumlah
1 2	2/9/05 10/9/05	M 01 /TKD/05 M 02 /TKD/05	UD Abadi Depok UD Laris Ciputat	31/8/05 8/9/05	01/AB/05 08/LR/05	Kertas HVS Streples 3M Kertas HVS	20 rim 5 bh 10 rim	30.000 10.000 28.000	600.000 50.000 280.000

Bagian-bagian yang terkait dengan transaksi penerimaan barang supplies

1. Bagian inventarisasi

Bagian ini yang melakukan pendataan barang-barang yang masih ada atau sudah habis dalam persediaan, untuk kemudian dibuatkan daftar kebutuhan barang untuk satu periode.

2. Bagian pengadaan barang, bagian ini yang melakukan pembelian barang supplies

3. Bagian gudang/logistik, bagian ini yang melakukan penyimpanan/pengelolaan barang supplies, sebagian pintu gerbang keluar/masuknya barang supplies untuk keperluan unit-unit dalam perusahaan.

Bukti pengeluaran barang supplies

Pengeluaran barang supplies disebabkan karena adanya pemakaian pengeluaran/pengurangan barang supplies dari gudang. Dasar pencatatan adalah bukti pengiriman barang yang telah ditandatangani oleh bagian pengiriman barang.

PT TAKADA Jl. Ciputat Raya 102 Jakarta Selatan Bukti No.K 001 Bukti Pengeluaran Barang Kepada : Bagian administrasi umum
No	Nama Barang	Satuan	Banyak	Keterangan
1 2	Kertas HVS Streples	rim buah	25 2
Jakarta, 7 September 2005 Pengirim Bag. Gudang

PT TAKADA Jl. Ciputat Raya 102 Jakarta Selatan Bukti No.K 002 Bukti Pengeluaran Barang Kepada : Bagian administrasi umum
No	Nama Barang	Satuan	Banyak	Keterangan
1 2	Kertas HVS Streples	rim buah	7 1
Jakarta, 12 September 2005 Pengirim Bag. Gudang

Prosedur pengelolaan kartu persediaan supplies

Kartu persediaan supplies, seperti halnya piutang atau buku hutang merupakan buku tambahan dalam hal ini untuk perkiraan perlengkapan. Buku tambahan kartu persediaan supplies digunakan untuk mencatat penambahan, pengurangan dan saldo akhir dari setiap jenis barang supplies/perlengkapan.

Setiap transaksi penambahan dan pembelian barang supplies harus di catat, baik di kartu persediaan supplies maupun di perkkiraan buku besar supplies/perlengkapan

Kartu persediaan supplies

Ada tiga hal yang dicatat dalam kartu persediaan supplies yaitu penambahan, pengurangan dan saldo yang ada setelah terjadinya suatu transaksi.

Mutasi yang terjadi mengakibatkan perubahan persediaan barang supplies. Penambahan dalam kartu persediaan supplies disebabkan karena adanya Pembelian, atau penerimaan dari pihak lain, dasar pencatatannya adalah tanda penerimaan dari pihak lain, dasar pencatatannya adalah tanda terima barang yang dikuatkan oleh bagian gudang. Pengurangan dalam kartu persediaan supplies disebabkan karena adanya pemakaian barang supplies, atau karena adanya kerusakan barang supplies.

PT TAKADA Jl. Ciputat Raya 102 Jakarta Selatan KARTU PERSEDIAAN SUPPLIES Nama Barang: Kertas HVS Kode barang: 001 K
Tanggal		No.Bukti	Penambahan (unit)	Penguranngan (unit)	Saldo (unit)
2005 Sept	1 2 7 10 12	Saldo M 01/TKD/05 K 001 M 02/TKD/05 K 002	- 30 rim - 10 rim -	- - 25 rim - 7 rim	3 rim 33 rim 8 rim 18 rim 11 rim

PT TAKADA Jl. Ciputat Raya 102 Jakarta Selatan KARTU PERSEDIAAN SUPPLIES Nama Barang: Streples 3 M Kode barang: 001 STP
Tanggal		No.Bukti	Penambahan (unit)	Penguranngan (unit)	Saldo (unit)
2005 Sept	1 2 7 12	Saldo M 01/TKD/05 K 001 K 002	- 5 bh - -	- - 3 bh 2 bh	1 bh 6 bh 3 bh 1 bh

Pengurangan dalam kartu persediaan supplies biasanya terjadi karena ada pemakaian barang supplies, pengurangan lain dapat terjadi karena ada kerusakan barang supplies dalam penyimpanan.

Dasar untuk mencatat pengurangan dalam kartu persediaan adalah pengeluaran barang dari gudang, dan bukti pengiriman barang telah ditandatangani oleh bagian pengiriman barang.

Harga pokok barang supplies yang dipakai/dikeluarkan dalam satu periode tergantung pada penetapan harga pokok yang digunakan.

Pada Akhir periode berdasarkan kartu-kartu persediaan supplies disusun laporan ikhtisar persediaan barang supplies oleh bagian gudang

Laporan Ikhtisar Persediaan barang supplies

PT TAKADA Jl. Ciputat Raya 102 Jakarta Selatan Laporan Persediaan Barang Supplies
No	No Kode	Nama Barang	Spesifikasi	Jumlah Kuantitas
1 2	001 STP 001 K	Streples Kertas HVS	3 M Kuarto	1 buah 11 rim
Jakarta, 30 September 2005 Kepala Bagian Gudang

Peralatan pengelolaan persediaan barang supplies

Tempat penyimpanan : Almari

Dokumen-dokumen : - Faktur sebagai bukti transaksi pembelian

- Bukti penerimaan barang

- Buku untuk penerimaan barang

- Bukti pengeluaran barang

- Kartu persediaan supplies

- Laporan Ikhtisar persediaan barang supplies

BAB III.

EVALUASI

Test Pilihan Ganda

01. Office supplies termasuk salah satu elemen dari :

a. Current liabilities

b. Current assets

c. Fixed assets

d. Owner’s equity

e. Intangible fixed assets

02. Ada 2 metode pencatatan pembelian supplies:

a. Metode periodik dan perpetua

b. Metode harta dan beban

c. Metode pendapatan dan hutang

d. Metode langsung dan cadangan

e. Metode harga perolehan dan haraga pasar

03. Untuk menentukan bahan baku yang terpakai rumusnya adalah:

a. Persediaan akhir supplies + persediaan awal supplies

b. Persediaan awal supplies + pembelian supplies

c. Persediaan awal supplies + pemvelian supplies – persediaan akhir supplies

d. Pembelian supplies + beban angkut pembelian – retur pembelian supplies

e. Persediaan awal supplies + beban angkut pembelian supplies – persediaan akhir supplies

04. Dibeli store supplies dari toko makmur Jakarta sebesar Rp 1.500.000,- secara tunai. Jurnal yang dibuat jika menggunakan balance sheet approach adalah:

a. Store supplies (D) Rp 1.500.000,-

Cash (K) Rp 1.500.000,-

b. Store supplies expense (D) Rp 1.500.000,-

Cash (K) Rp 1.500.000,-

c. Store supplies (D) Rp 1.500.000,-

Trade creditor Rp 1.500.000,-

d. Store supplies expense (D) Rp 1.500.000,-

Trade creditor (K) Rp 1.500.000,-

e. Store supplies expense (D) RP 1.500.000,-

Supplies expense (K) Rp 1.500.000,-

05. Data suatu perusahaan mengenai supplies selama bulan Desember sebagai berikut:

Beginning inventory……………………………….. Rp 500.000,-

Net purchase………………………………………… Rp 1.750.000,-

Ending inventory…………………………………… Rp 450.000,-

Adjusment yang dibuat pada 31 Desember jika menggunakan income Statement approach :

a.Supplies expense Rp 1.800.000,-

Supplies Rp 450.000,-

b. Supplies Rp 1.800.000,-

Supplies expense Rp 450.000,-

c. Supplies Rp 500.000,-

Cash Rp 500.000,-

d. Supplies expense Rp 1.750.000,-

Cash Rp 1.750.000,-

e. Supplies Rp 1.800.000,-

Supplies expense Rp 1.800.000,-

06. Jika menggunakan balance sheet approach adjusting entries yang dibuat pada 31 Desember (lihat soal no. 5) :

a. Supplies expense Rp 1.800.000,-

Supplies Rp 1.800.000,-

b. Supplies Rp 450.000,-

Supplies expense Rp 450.000,-

c. Supplies Rp 1.750.000,-

Cash Rp 1.750.000,-

e. Supplies Rp 1.800.000,-

Supplies expense Rp 1.800.000,-

07. Dibeli perlengkapan kantor secara kredit sebesar Rp 750.000,- dari UD Sejahtera Jakarta, jurnalnya :

a. Office supplies Rp 750.000,-

Cash Rp 750.000,-

b. Office supplies Rp 750.000,-

Acconut payable Rp 750.000,-

c. Office eqiupment Rp 750.000,-

Cash Rp 750.000,-

d. Office equipment Rp 750.000,-

Account payable Rp 750.000,-

e. Office supplies expense Rp 750.000,-

Office supplies Rp 750.000,-

08. Data suatu perusahaan sebagai berikut:

Persediaan awal supplies …………………………… Rp 500.000,-

Retur pembelian supplies ………………………….. Rp 150.000,-

Potongan pembelian supplies ……………………. Rp 100.000,-

Pembelian supplies ………………………………….. Rp 1.250.000,-

Retur penjualan………………………………………. Rp 300.000,-

Potogan penjualan………………………………….. Rp 150.000,-

Beban angkut pembelian supplies ……………. Rp 100.000,-

Berdasarkan data diatas, Net Purchase adalah :

a. Rp 1.000.000,-

b. Rp 1.050.000,-

c.Rp 1.100.000,-

d. Rp 1.250.000,-

e. Rp 1.300.000,-

09. Supplies expense disajikan pada financial statement yaitu :

a. Cash flow statement

b. Balance sheet

c. Profit and loss statement

d. Statement of owner’s equity

e. Capital statement

10. Jika income statement disusun secara multiple step maka office supplies expense disajikan pada kelompok :

a. Cost of good sold

b. Net purchase

c. Non operating expense

d. Expense selling

e. General and administrative expense

Tes Essay

Berikut transaksi yang berkaitan dengan supplies pada UD” Sentosa” periode bulan Mei 2005:

1/5 Pembelian tunai supplies dari “PT Ramai” yang terdiri dari :

- Kertas HVS 10 riem @ Rp 25000 = Rp 250.000

- Kertas computer 5 riem @ Rp 50.000 = Rp 50.000

- Tinta printer 5 tube @ Rp 100 000 = Rp 500.000

- Stoples 10 biji @ Rp 12000 = Rp 120.000

3/5 Permintaan barang-barang supplies :

- Kertas HVS 2 rim

- Kertas computer 3 rim

- Tinta printer 2 tube

- Staples 4 biji

15/5 Permintaan barang-barang supplies:

- Kertas HVS 3 rim

- Kertas computer 1 rim

- Tinta printer 1 tube

17/5 Pembelian tunai barang supplies:

- Kertas HVS 5 rim @ Rp 25.000,- = Rp 125.000,-

- Kertas computer 10 rim @ Rp 50.000,- = Rp 500.000,-

- Tinta printer 5 tube @ Rp 100.000,- = Rp 500.000,-

- Karbon 5 dos @ Rp 30.000,- = Rp 150.000,-

31/5 Dilakukan perhitungan fisik terhadap persediaan supplies, dari perhitungan tersebut ternyata persediaan yang belum terpakai sebesar :

- Kertas HVS 10 rim

- Kertas komputer 11 rim

- Tinta printer 7 tube

- Staples 6 biji

- Karbon 5 dos

Berdasarkan transaksi tersebut catatlah ke dalam:

a. Jurnal

b. Bukti penerimaan barang supplies

c. Buku penerimaan barang supplies

d. Bukti Pengeluran barang supplies

e. Kartu persediaan supplies

BAB V.

P E N U T U P

Setelah peserta diklat mempelajari modul ini , mulai dari awal materi sampai evaluasi, sehingga semua kompetensi dipahami maka peserta diklat berhak mengajukan uji kompetensi untuk mendapatkan sertifikasi dalam mengelola kartu persediaan supplies dan selanjutnya baru dapat melanjutkan ke kompetensi berikutnya

DAFTAR PUSTAKA

Mulyadi. Sistem Akuntansi Edisi 3. Yogyakarta: Bagian penerbitan Sekolah TinggiIlmu Ekonomi YKPN

Soemerso S.R. Akuntansi Suatu Pengantar. Penerbit Salemba Empat

Al Haryono Yusuf. Dasar-dasarAkuntansi, Jilid 2. Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Illmu ekonomi YKPN

Drs Hendi Soemantri. Dasar-dasar Akuntansi. Armico

________________ . Akuntansi Keuangan 2. Armico